Акт передачи топливной карты водителю
Дата публикации:

Акт передачи топливной карты водителю

820c0b0b

7859 является важной частью документооборота компании, которая владеет транспортом с наемными водителями. Посредством этой бумаги можно соблюсти алгоритм документального оформления выдачи бензина водителям.

  1. Онлайн просмотр
  2. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Подавляющее большинство компаний, работающих в транспортной сфере либо имеющих дело с перевозками, сталкивается с проблемами контроля использования топлива. Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет:

  1. Оптимизировать бухгалтерскую отчетность.
  2. Уменьшить время оплаты на заправочных станциях.
  3. Уменьшить расходы за счет корпоративной скидки, обычно предоставляемой топливными компаниями.
  4. За счет распечаток сделать нагляднее расходы компании, собрать статистику, улучшить логистические процессы в целом.

Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.

Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:

Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей. Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.

Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании.

Водитель и работодатель с этим документом приходят к соглашению передачи имущества в виде топливной карты.

Для того чтобы бумага имела юридическую силу, она обязательно должна содержать:

  1. Если в компании принята такая практика, то регистрационный номер. Так факт наличия легче будет зафиксировать в журналах.
  2. Дату.
  3. Полное наименование.
  4. Реквизиты составившей его организации.
  5. Город.

В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:

  1. Представитель организации, от лица которого совершается передача. В образце это генеральный директор. Желательно, чтобы в бумаге фигурировало то же лицо, на которое был оформлен договор на поставку топлива с топливной компанией.

    Указывается ФИО.

  2. На основании каких документов работодатель передает водителю имущество. В ООО такой документацией является Устав.
  3. ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт.

    Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.

  4. Наименование организации.
  5. Название и номер топливной карты.
  6. Сколько экземпляров акта составлено.
  7. Цель передачи топливной карты именно этому лицу. Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом).

    Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.

Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника. На обоих должны стоять подписи того и другого.

Только так документ будет обладать желаемой юридической силой. В конце страницы отведены специальные графы на подписи получателя карты и того, кто ее передает.

Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс. Тогда в документах подобного плана будет стоять подпись назначенного материально ответственного лица.

Вообще, особенность топливной карты состоит в том, что она может быть выдана тремя возможными вариантами:

  1. С оплатой, за определенную сумму. В этой ситуации стоимость сразу списывается на счет производственных затрат.
  2. С условием возврата. За нее водителем оставляется денежный залог. При возврате карты в бухгалтерии производится обратная проводка. При этом стоимость карты не должна нигде фигурировать. То есть общие расходы организации от этого увеличиваться либо уменьшаться не должны. Это вытекает из 250 статьи Налогового кодекса.
  3. Бесплатно.

В представленном образце акта прописана безвозмездная передача. Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем. Для того чтобы систематизировать процесс выдачи карт, заводят специальный документ – журнал учета приема и выдачи топливных карт. За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива. Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил.

Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил. В этом документе может регистрироваться и номер акта передачи топливной карты водителю. В случае, когда сотрудников, намеченных для выдачи карты, много, допустимо оформление специального приказа, подписанного руководителем на выдачу топливных карт.

Там информацию можно оформить списком либо таблицей.

В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой – карта, которая ему выдается. Необходимость в составлении акта передачи топливной карты водителю при подписании приказа, естественно, отпадает.