Бухучет инфо
В законодательстве нет унифицированной формы описи передаваемых документов. Однако в шаблон включают названия компаний, список бумаг и их количество. Так вы избежите споров, если какие-то бумаги потеряются. Отдельные правила действуют для документов для ИФНС.
Готовый образец 2021 года можно скачать по ссылке ниже. Унифицированной формы описи нет. Ее составляют в свободной форме.
Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:
- дата составления;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
- перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
- наименование организации-отправителя документов;
- наименование организации-получателя;
- причина передачи документов;
- общее количество листов;
Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия. Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг. Вам также может быть интересно, Передать документы и сведения при камеральной и выездной проверке можно:
- электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (для пояснений по НДС — единственный способ).
- на бумаге — лично или по почте заказным письмом;
Дополнительно к копиям оформите сопроводительное письмо, в котором укажите реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер.
Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему. Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам.
Среди частым можно выделить три:
- передача бумаг контрагентам.
- передача документов в архив по истечению срока хранения дела (документа) или при ликвидации предприятия;
- запрос проверяющих органов;
Составление описи – не просто формальность делового документооборота. Основные его функции – систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов. Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг.
Также в дальнейшем составленная опись может помочь отследить движение переданного документа.
Можно классифицировать описи по следующим признакам:
- специфические формы, которые передаются в государственные органы. Например, акт приема-передачи документов налоговикам;
- описи документов временного хранения – сюда относятся документы, срок хранения которых составляет до 10 лет;
- описи документов постоянного хранения;
- описи личных дел работников.
Особую роль бланк описи документов имеет при направление бумаг в государственные органы. В этом случае, составление описи является обязательным моментом.
По материалам сайта glavbukh.ru Читайте также:
Комментарии